چطور اطمینان پیدا می کنید که پروژه GIS شما موفقیت آمیز بوده است؟

آیا با اشتباهات رایجی که منجر به شکست یک پروژه GIS می شوند، آشنا هستید؟

آیا در سازمان شما، GIS یک بخش مستقل است یا بخش مشخصی برای آن وجود ندارد؟

آیا پروژه GIS سازمان شما، بازگشت سرمایه داشته است یا فقط برای آن هزینه شده؟

مشاور GIS را بهتر بشناسید

آیا واقعا یک مشاور GIS نیاز است؟

بسیاری از سازمان ها و شرکت ها دارای بخش GIS و کارشناس GIS هستند که بخشی از پروژه های GIS  را به خوبی به انجام می رسانند. اما معمولا مدیران سازمان، قابلیت های بیشتری از  GIS انتظار دارند. این انتظارات به دلایل مختلفی نظیر بروکراسی های پیچیده اداری، مشغله های کاری کارمندان، عدم برگزاری دوره های آموزش GIS جهت توسعه مهارت های پرسنل و…، به درستی برآورده نمی شوند.

از زمانی که کار با سازمان های دولتی را شروع کرده ایم، بیش از یک دهه می گذرد. در این مدت، در جایگاه یک پیمانکار GIS، مشاور GIS  و مشاور نرم افزار، با سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی همکاری داشته ایم. هم با سازمان هایی سروکار داشته ایم که کلیه پروژه های IT و پروژه های GIS خود را برون سپاری می کنند و هم تجربه کار با سازمان هایی داشته ایم که بنا به دلایل مختلف، پروژه های خود را به صورت درون سازمانی جلو می برند.در هر دو روش، مزایا و معایبی وجود دارد که در این آموزش نمی خواهیم به آنها بپردازیم و در آموزش های آتی مفصلا در مورد آنها صحبت خواهیم کرد. صرفنظر از مزایا و معایب برون سپاری یا درون سپاری پروژه های GIS یا IT، آنچه اهمیت دارد، میزان موفقیت پروژه های GIS و نرم افزار این سازمان ها می باشد. در بسیاری از سازمان ها مشاهده می شود که شروع آرام و بی دردسر یک پروژه و حرکت آن روی زمانبندی از پیش مشخص، با یک درصد قابل قبول از تاخیرات، تحویل درست موارد تعهد شده از سوی پیمانکار و اتمام دوران ضمانت و انعقاد قرارداد پشتیبانی را از جمله دلایل موفقیت یا عدم موفقیت یک پروژه GIS یا IT می دانند. اما شاید به جرات بتوان گفت یکی از مهمترین دلایل شکست یا موفقیت یک پروژه GIS، وجود یا عدم وجود یک مشاور GIS توانمند در آن پروژه می باشد.

لذا در ادامه آموزش های سایت GISPlus بر آن شدیم تا آموزش هایی را برای سازمان های دولتی و شرکت های بزرگ و متوسط فراهم کنیم. در این آموزش و چند آموزش دیگر، قصد داریم درباره نقش مشاور GIS در سازمان ها صحبت کنیم. درادامه با ما همراه باشید.

چرا بهتر است یک مشاور GIS استخدام کنیم؟

سازمان های دولتی و شرکت های بزرگ و متوسط، به دلایل مختلف، اقدام به استخدام مشاور GIS می کنند. برخی از سازمان ها دارای طرح جامع GIS یا GIS Master Plan می باشند و برای دستیابی به چشم انداز مشخص شده در این طرح جامع، اقدام به استخدام مشاور GIS کرده تا راهکار جامع پروژه های GIS سازمان را با جدیدترین تکنولوژی پیش ببرد. برخی دیگر از سازمانها، استفاده از مشاور GIS را برای هدایت و پیشبرد یک پروژه GIS که به هر دلیلی نخواسته اند آن را برون سپاری کنند، ضروری می دانند. آنچه آشکار است، همه ما بر مزیت به کارگیری مشاور در همه سطوح زندگی شخصی و کاری واقف هستیم. بسیاری از ما در امور حقوقی،مالی، پزشکی و… از دانش و آگاهی و توانمندی مشاورین بهره می­بریم. حتی اگر تجربه و تخصص ما کمک کند تا بهترین تصمیم را در هر زمینه ای اتخاذ کنیم، باز هم استفاده از مشورت دیگران می تواند کمک بیشتری در خصوص تصمیمات با هزینه و ریسک کم، به ما نماید. با این پیش زمینه فکری، استفاده از مشاور GIS در سازمان هم، می تواند مزایایی نظیر موارد زیر برای ما به دنبال داشته باشد:

علاوه بر مزایای بالا، یک مشاور GIS می تواند در هماهنگ­ سازی خواسته های کارفرما و تعهدات پیمانکار، همانند یک داور عمل کرده و اختلافاتی که بروز می کند را به خوبی مدیریت و حل و فصل نماید. اگرچه مزایای زیادی می توان برای به کارگیری مشاور GIS در سازمان، برشمرد، اما پرسشی که مطرح می شود این است که چطور متوجه شویم که چه زمانی به یک مشاور GIS نیاز داریم؟ و مهم ­تر از این، چطور یک مشاور GIS زبده و مناسب را انتخاب کنیم تاموفقیت پروژه GIS و سازمان مان را تضمین کرده باشیم؟ در این آموزش و چند آموزش آتی تصمیم داریم به این پرسش ها پاسخ دهیم.

چه زمانی به یک مشاور GIS نیاز داریم؟

دلایل زیادی برای انتخاب مشاور GIS جهت موفقیت پروژه های GIS سازمان وجود دارد. نداشتن پرسنل کافی در واحد GIS سازمان، اندازه و پیچیدگی پروژه GIS، نبود مهارت ها و تخصص های کافی در پرسنل، عدم وجود زمان کافی برای آموزش پرسنل و مواردی از این قبیل از جمله این دلایل می باشند. به هر حال، پیش از استخدام مشاور GIS، شما نیاز دارید تا اهداف خود رابه خوبی بشناسید. حتی اگر هدف شما ساده باشد، جهت شناسایی نیازمندی ­ها  و تعیین مسیر صحیح پروژه های برنامه ریزی شده سازمان، به وجود یک مشاور توانمند، نیاز خواهید داشت. امروزه مشاهده می شود، بیشتر پروژه های مشاوره GIS، از شناسایی نیازمندی ها شروع می شوند و به تحلیل هزینه و سود،پیاده سازی طرح و یا طراحی یک سامانه GIS، ختم می شوند. علاوه بر دلایلی که در اینجا به صورت خلاصه برشمردیم، دلایل دیگری هم هستند که شما بفهمید چه موقع به یک مشاور GIS نیاز دارید. در ادامه، چند سناریو را توضیح می دهیم که اگر در این وضعیت ها قرار دارید، بهتر است از کمک و خدمات مشاورGIS  بهرمند شوید و به موفقیت سازمان تان کمک نماید.

سناریو 1:

برای مثال، یک پروژه بزرگ را تصور کنید که نیاز است تا سامانه GIS نه تنها فرآیندهای سازمانی شما را تحت پوشش قرار دهد، بلکه با سایر سامانه های سازمان تان، تلفیق شود و داده ها یا عملیات آنها را مبتنی بر GIS نماید و تصمیم گیری در سازمان را تسهیل کند. در این حالت، به کارگیری یک مشاور GIS زبده که تجربه حضور در پروژه های مشابه و تلفیق GIS با سایر سامانه های سازمانی را داشته باشد، می تواند به شما در تسریع پروژه و کنار هم قراردادن مهارت های متنوع برای بخش های پیچیده پروژه، کمک نماید.

سناریو2

در چنین مواردی، مشاوران GIS زبده می توانند به شما راهکارهای بهینه از نظر اقتصادی ارایه نمایند و مدت زمان اجرای چنین کارهایی را به شدت کاهش دهند. شاید در چنین مواردی، برون سپاری کارها، زمان شما را تلف کند و شما به اشتباه تصمیم بگیرید که این گونه کارها را برون سپاری نمایید. وجود یک مشاور GIS زبده می تواند راهکار صحیح را به شما نشان دهد.

سناریو 3:

در بیشتر مواقع مشاهده می شود که پس از اینکه GIS در سازمان پیاده سازی شد، متاسفانه نمی تواند از مدیریت داده ها و نقشه ها پا را فراتر بگذارد و عملا بازگشت سرمایه GIS، اتفاق نمی افتد.

در این مواقع، یک مشاور GIS می تواند به شما و سازمانتان کمک کند تا کارها به درستی به پیش بروند و از تمام پتانسیل GIS در سازمان تان بهره برداری شود. یک مشاوره زبده می تواند در این مورد برای غلبه بر موانع سیاسی و بروکراسی های اداری سازمان ها، جمع بندی کارها و نیز دانستن اینکه در سایر سازمان ها در چنین شرایط مشابه چه چیز جواب داده و چه چیز با شکست مواجه شده باشد، کمک نماید. در این شرایط، یک مشاور GIS توانمند، با پیشنیه موفق، می تواند ایده هایی به شما و سازمانتان ارایه دهد که رشد طرح جامع GIS سازمان شما و موفقیت آن را رقم بزند.

سناریو 4:

در چنین حالتی نیاز است تا نگرش مدیران جدید نسبت به GIS سازمان، تغییر داده شود. این مدیران باید بپذیرند که GIS یک سامانه زنده است که هنوز نیازمند تخصیص بودجه برای دستیابی به چشم انداز مطرح شده در طرح جامع GIS می باشد. در چنین حالتی، یک مشاوره GIS می تواند آموزش هایی را برای تغییر نگرش و دیدگاه مدیران ارشد سازمان، برنامه ریزی نماید و طرحی را پیش ببرد که GIS را یک جز اصلی از زیرساخت اطلاعاتی سازمان قلمداد نماید. بازگشت سرمایه GIS در این وضعیت باید مورد محاسبه دقیق قرار گرفته و با آمار و ارقام به مدیران جدید اثبات شود که پس از عملیاتی سازی طرح جامع GIS چقدر کاهش هزینه و و کاهش اتلاف زمان اتفاق خواهد افتاد.

سناریو 5:

در این شرایط، شما نیاز دارید تاهوشمندانه کار کنید و بهره وری را بالا تر ببرید تا طرح جامع GIS سازمانتان را به صورت پایدار ومنظم جلو ببرید. در چنین شرایطی، خدمات به صورت قراردادهای پروژه ای، بهترین گزینه برای جبران کمبود بودجه و منابع انسانی می باشند. در بیشتر مواقع، یک مشاور میتواند به شما کمک کند که بهترین راهکار را برای غلبه بر این مشکلات، انتخاب کنید.لذا در این حالت بهتر است از خدمات مشاوره GIS بهرمند شوید.

سناریو 6:

در چنین حالتی، وجود یک مشاور با مهارت های GIS و IT می تواند در کنار سایر مشاورین ساختار سازمانی، بسیار کمک کننده باشد. متاسفانه در بسیاری از سازمان های کشورمان، واحد GIS جایگاه مناسبی ندارد. در بسیاری از سازمان های دولتی دیده می شود که یک شخص را مسئول GIS می کنند و انتظارات مدیران از ایشان بسیار بالا می رود. اوضاع وقتی اسفناک تر می شود که این شخص علیرغم میل باطنی این پست را به اجبار پذیرفته و هیچ مهارتی نیز برای برعهده گرفتن وظایف بخش GIS ندارد و مدیران بالادستی نیز برنامه ای برای آموزش این کارشناس، در نظر نگرفته اند. حتی در برخی از سازمان های کشور، مشاهده کرده ایم دو واحد مستقل در معاونت های متفاوت و با نام های متفاوت در حال انجام وظایف بخش GIS می باشند و نه تنها باعث افزایش هزینه ها شده است، بلکه کیفیت کارها به شدت افت پیدا کرده است.

سناریو 7:

همان طور که می دانید، تکنولوژی با سرعت زیادی رو به رشد است. GIS نیز از این سرعت رشد، عقب نمانده و با سرعت زیاد در حال تغییر، پیچیده شدن و وابستگی روز افزون به سایر سامانه ها و زیرساخت ها می باشد. وجود یک مشاور GIS می تواند برای دنبال کردن مسیر تکنولوژی، انتخاب بهترین ها، راهنمایی برای تغییر و مهاجرت به تکنولوژی ها جدید، کمک شایانی نماید.

سناریو 8:

بنا به دلایل مختلفی ممکن است یک سازمان تصمیم بگیرد که پروژه GIS را برون سپاری نکند و بخواهد خودش این کار را انجام دهد. برخی مواقع این کار ایده خوبی است، اما در بسیاری از موارد، مدیران و کارشناسان سازمان ممکن است با عواقب چنین تصمیمی آشنا نباشند. تیم سازی و استخدام نیروهای مناسب، مدیریت تیم فنی، صرف زمان برای توسعه سامانه، صرف زمان برای پشتیبانی آن و… از مواردی هستند که باید به آنها فکر شود. این کار، حواشی و عواقب زیادی دارد که در یک ویدیوی آموزشی به آن اشاره می کنم. اما در چنین شرایطی، استفاده از مشاور GIS، می تواند هزینه، زمان و ریسک تصمیم شما را بسیار کاهش دهد. یک مشاور GIS خبره که تجربه کار در پروژه های بزرگ با تیم های فنی را داشته باشد، می تواند تمامی جوانب کار را در نظر گرفته و به شما کمک کند تا بهترین تصمیم در خصوص اجرای پروژه GIS را بگیرید.

مشاور GIS می خواهم، چکاری انجام دهم؟

اگر شما کارمند یک شرکت خصوصی هستید،احتمالا تصمیم گیری در این خصوص که چه زمانی و چه کسی را به عنوان مشاور GIS انتخاب نمایید، بسیار ساده است.اما اگر شما مدیر یا کارشناس یک سازمان هستید، احتمالا بروکراسی ادارای، دست و پای شما را در انتخاب یک مشاور، خواهد بست و کار کمی پیچیده تر می شود. سازمان های دولتی برای به کارگیری مشاور GIS، راه های مختلفی پیش رو دارند. متداول ترین روش استخدام مشاور GIS، مشخص کردن خدمات مورد نیاز ودرخواست برای یک پیشنهاد یا RFP از سوی مشاوران GIS می باشد. اگر مقیاس پروژه بزرگ می باشد، بهتر است در ابتدادرخواست شناسایی مشاوران GIS در قالب RFI یا RFQ تهیه و منتشر گردد و سپس با بررسی توانمندی ها، سوابق و صلاحیتهای مشاوران، لیستی از زبده ترین و مناسب ترین آنها تهیه شود و از آنها درخواست ارایه پیشنهاد شود و سپس بر روی بررسی پیشنهاد  این مشاوران، تمرکز شود. در این لیست نیز می توانید اقدام به بررسی سوابق و هزینه های مشاوران GIS نموده و یک لیست دیگر از بهترین گزینه ها تهیه کرده و آنها را برای انجام مصاحبه دعوت نمایید. در جلسه مصاحبه است که شما می توانید با مطرح کردن پرسش های هوشمندانه و شنیدن پاسخ های مشاور،توانمندترین و مقرون به صرفه ترین مشاور را برای تصدی سمت مشاور GIS سازمان، انتخاب نمایید.

این فرآیند پیچیدگی های خاص خود را دارد. در آِینده درباره نحوه استخدام مشاور GIS و نیز نحوه برگزاری جلسه مصاحبه با مشاور GIS، آموزش هایی را در سایت GISPlus منتشر خواهیم کرد.

در برخی از سازمان های پیشرو، روش دیگری برای استفاده از مشاور GIS وجود دارد که به جای استفاده از یک مشاور GIS، از چنیدن مشاور به صورت همزمان استفاده می کنند تا مهارت ها و نگرش های چند نفر اجماع شده و هزینه تصمیم گیری را کاهش داده و زمان انجام پروژه ها به حداقل برسد. البته این روش هزینه های بالاتری را به سازمان اعمال می کند و طبیعی است که برای پروژه های بزرگ، پیشنهاد می شود.

به صورت کلی در بحث استخدام مشاور GIS باید گفت، دلیلی وجود ندارد که فلان مشاور که در فلان سازمان بزرگ، برای مدتی مشاور GIS بوده، بتواند نیازهای شما را نیز برطرف نماید. توانمندی ­ها و صلاحیت های هر مشاور می تواند بسته به نوع پروژه وخدماتی که از مشاور انتظار دارید، متفاوت باشد و هر مشاور برای یک سازمان مناسب باشد. لذا در انتخاب مشاور GIS باید دقت داشته باشید که توانمندی های آن مشاور تا چه حد با خدمات مورد انتظارشما، هم راستا می باشد.

گام بعدی: نظر شما درباره آموزش های بعدی

حوادث سیل ابتدای سال 1398 ما را به فکر فرو برد که چگونه می توانیم در راستای رسالت اجتماعی مان که توانمندسازی جامعه با فناوری اطلاعات مکانی است، بیشتر تلاش کنیم. لذا بر آن شده ایم که آموزش هایی را به صورت اختصاصی برای سازمان های کشور، طراحی نماییم. اگر شما مدیر یا کارشناس یک سازمان دولتی هستید، لطفا پیشنهادات خود را از طریق فرم زیر با ما در میان بگذارید. مهمترین مشکلات و خواسته های خود را بیان کنید. ما با بررسی آنها و تماس با شما، آموزش های کاربردی برای سازمان ها طراحی می کنیم تا کمک کنیم، مشکلات بخش GIS آنها مرتفع شوند.

دانلود فایل PDF نقش مشاور GIS در سازمان ها

سایت GISPlus دپارتمان مشاوره و آموزش شرکت بهین رایانش آزاد، می باشد. این شرکت با تجربه پیاده سازی سامانه های اطلاعات مکانی تحت وب و موبایل (Web GIS, Mobile GIS)، آمادگی دارد تا به عنوان پیمانکار و مجری در پروژه های جی آی اس (GIS) و Web GIS و Mobile GIS با سازمان‌ها، شرکت­ها و اشخاص ثالث، همکاری نماید.