راز موفقیت پروژه GIS در سازمان ها

موفقیت پروژه GIS رازی دارد؟

توی این نوشته با شما درباره موفقیت پروژه GIS صحبت می کنم. توی سال های گذشته که تجربه حضور در پروژه های GIS در سازمان های مختلف کشور را داشتم، خیلی کم پیش اومد که یک پروژه بی دردسر جلو بره و سر موقع تمام بشه. همیشه برام سوال بود چه چیزهایی باعث میشه در پروژه های GIS این مشکلات به وجود بیاد. دوره مدیر GIS حرفه ای را که طراحی می کردم تصمیم گرفتم یکی از جلساتش را به این موضوع تخصیص بدم. این شد که نشستم اول پروژه هایی که خودم توی اونها بودم را موشکافی کردم. توی برخی از این پروژه ها من یک برنامه نویس بودم، توی برخی از اونها مدیر پروژه بودم و توی چند تایی هم مشاور GIS بودم. اما خب اگر روراست باشم باید به جرات بگم که تعداد خیلی کمی از اونها با موفقیت و بدون دردسر به پایان رسیدن.

حالا اینجا توی این نوشته میخام چندتا از نکات موفقیت پروژه GIS را براتون توضیح بدم. گرچه عنوان نوشته را زدم راز موفقیت پروژه GIS اما من معتقدم شاید نشه در ساختارهای دولتی کشورمون به قطع و یقین بگیم من رازی بلدم که 100% موفقیت پروژه را تمیم می کنه اما میشه با این نکات تجربی که اینجا مگم تا حدود خیلی خوبی به موفقیت پروژه GIS سازمانتان کمک کنید.

پروژه چیست؟

یک پروژه، مجموعه ای از فعالیت هاست که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد.

پروژه GIS موفق یعنی چه؟

هر پروژه دارای شروع و پایان، بودجه مشخص و محدوده مشخص هست. شاید بتونیم بگیم پروژه ای که سر موقع تمام بشه، با همون بودجه ای که براش در نظر گرفته بودن و با همون کیفیتی که در ابتدای کار براش شرح خدمات مشخص کرده بودن، یک پروژه موفق هست. البته این به صورت خیلی ساده هست و من خودم معتقدم تا بازگشت سرمایه یا ROI یک پروژه را طی یکی دو سال اندازه گیری نکنیم و ROI مثبت نداشته باشه عملا اون پروژه شکست خورده هست.

به این تصویری که در بالا می بینید، مثلث کیفیت پروژه میگن. موفقیت پروژه GIS را میشه خیلی ساده با این مثلث کیفیت توضیح داد. اگر زمانبندی به هم بریزه، ممکنه قابلیت های مد نظر را بهشون دست پیدا نکنیم یا بودجه پروژه تمام بشه. اگر بودجه کم بشه، به اهداف پروژه دست پیدا نمی کنیم. اگر محدوده پروژه بزرگ بشه، زمان بیشتری نیاز داره که بالطبع بودجه بیشتری هم می خواد. می بینید که هر ضلع این مثلث تغییر بکنه، یک جای پروژه ایراد پیدا میکنه و می تونه اتمام پروژه را با چالش مواجه کنه.

پروژه GIS موفق، پروژه ای هست که طبق زمانبندی و بودجه و محدوده از بل مشخص شده به پایان برسه و بازگشت سرمایه اون مثبت باشه.

مدیریت پروژه یعنی چه؟

نمی خام اینجا خیلی مطالب تئوری براتون بگم اما چندتا نکته مدیریت پروژه را باید با هم مرور کنیم. مدیریت ‌پروژه یعنی برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص برای ایجاد نتایج مشخص‌.

مدیریت‌ پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و مورد انتظار را با هزینه‌ توافق‌ شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد.

به بیان دیگر، مدیریت پروژه، بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیکهای برای کنترل اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات ذینفعان از اجرای پروژه هست.

برای مدیریت بهتر پروژه باید از استانداردهای مدیریت پروژه مثل PMBOK، APM، BS6079، JPMF و… استفاده کرد.

در انتخاب استاندارد موردنظر لازمه نوع پروژه، محیط اجرا و نظر مشتریان و حامیان پروژه را در نظر گرفت و با مدیرانی که پیش ‌از این پروژه‌ای مشابه را مدیریت ‌کرده‌اند، مشورت‌ کرد.

مدیریت پروژه GIS

پروژه GIS هم از الگوها و استانداردهای سایر پروژه ها پیروی می کنه. تجاربی که در سال های گذشته داشتم، پروژه های GIS بیشتر به پروژه های صنعت نرم افزار شبیه هستند و میشه از استانداردهای مدیریت پروژه که برای پروژه های نرم افزاری بهینه شده اند، در مدیریت پروژه های GIS هم استفاده کرد.

اینجا می خام چندتا نکته در مورد مدیریت پروژه GIS براتون بگم. اولین نکته، ساختار تیم پروژه GIS هست.

تیم پروژه GIS

توی این تصویر یک ساختار بهینه برای موفقیت پروژه GIS را پیشنهاد دادم. این ساختار را طبق تجارب خودم و همین طور بررسی پروژه هایی که مدیران پروژه های GIS در خارج از کشور سفارش کرده بودند، پیشنهاد میدم.

مدیر پروژه را که می دونیم مسول اتمام پروژه با موفقیت طبق زمانبندی و بودجه پروژه هست.

مسول انفورماتیک تمامی جنبه های نرم افزاری و سخت افزاری پروژه را بر عهده دارد. ممکن است مسول انفورماتیک دارای کارشناسان خبره در زمینه نرم افزار، پایگاه های داده، برنامه نویسی نرم افزار، شبکه های رایانه ای، امنیت اطلاعات و… باشد.

مسول ژئوماتیک، تمامی جنبه های مرتبط با اطلاعات مکانی پروژه را بر عهده دارد. ممکن است مسول ژئوماتیک دارای کارشناسان خبره در زمینه نقشه برداری، سنجش از دور و تصاویر ماهواره ای، کارتوگرافی، فتوگرامتری و البته GIS باشد.

مسول کسب و کار، تمامی جنبه های مرتبط با بهره برداری پروژه را بر عهده داره. ایشون اشراف و تسلط کامل روی تمامی فرآیندها و عملیات بخش بهره بردار از خروجی های پروژه را داره و نقش مالک خروجی های پروژه را داره.

مشاور GIS کسی است که مسئولیت کمک به مدیر پروژه GIS در خصوص هدایت پروژه در دو حوزه انفورماتیک و ژئوماتیک را بر عهده دارد و تجارب حضور در پروژه های مشابه را داشته باشه. خیلی خوبه که مشاور در حوزه کسب و کاری پروژه هم آشنایی یا تسلط داشته باشه.

در پروژه های GIS کوچک، یک نفر می تونه در چند جایگاه، مسئولیت بر عهده داشته باشه. اگر اینطور شد در زمانبندی پروژه باید میزان ساعات کاری اون نیرو درست محاسبه بشه تا به اجرای پروژه GIS، آسیبی وارد نشه.

در پروژه های بزرگتر، احتمالا به نیروهای بیشتری نیاز داریم. وجود تیمی با این ساختار برای موفقیت پروژه GIS، الزامی می باشد.

چالش پروژه GIS در سازمان‏ های دولتی

سازمان های دولتی به vertical organizations معروف هستند و ساختار تصمیمات از بالا به پایین است. کارشناسان معمولا از تصمیمی که مدیرشان گرفته پیروی می کنند و مدیران میانی نیز از مدیر ارشدشان و مدیران ارشد نیز از تصمیمات مدیرعامل یا رییس سازمان پیروی می کنند.

از طرفی، GIS و تکنولوژی های مرتبط با آن، ساختاری افقی دارند و بیشتر از یک دپارتمان را درگیر می کنند و کاربران آن بخش های مختلف یک سازمان می باشد.

تجربه نشان داده وقتی در یک سازمان با رویکرد vertical بخواهیم تکنولوژی های افقی نظیر تکنولوژی GIS را پیاده سازی کنیم، چالش های زیر را داریم:

مجموعه این چالش ها و سایر موارد دیگر می توانند به شکست پروژه GIS منجر شوند. در ادامه، راهکاری برای غلبه بر این چالش و افزایش احتمال موفقیت پروژه سازمان تان را تویح می دهم.

راهکار افزایش موفقیت پروژه GIS در سازمان های دولتی

من در سازمان های دولتی که برای پروژه GIS کار کرده ام، به وضوح مشاهده کردم که برخی از آنها که شورای GIS و یا کمیته GIS داشتند، مشکلات کمتری در زمینه GIS داشتند. از طرفی این موضوع را در تحقیقاتم نیز دنبال کردم و دیدم بسیاری از سازمان های دولتی در کشورهای خارجی نیز ساختاری شبه به شورا یا کمیته GIS را ایجاد کرده اند تا با GIS به صورت حاکمیتی برخورد شود.

من راهکار غلبه بر مشکلات پروژه GIS در سازمان ها را، ایجاد ساختاری شبیه کمیته GIS می دانم. به نحوی که در این کمیته، اعضا بتوانند در سازمان به یک اجماع نظر برسند، همکاری گسترده ای داشته باشند و به موفقیت برسند.

در این ساختار باید از همه بخش های سازمان، افرادی را درگیر نمود. افرادی که دارای صلاحیت و نفوذ لازم باشند نه در سطوح کارشناسی. ایجاد شوق و اشتیاق لازم برای موفقیت در این ساختار بسیار مهم است.

در حال حاضر چنین ساختاری در شرکت توانیر، شرکت ملی گاز و سازمان نقشه برداری کشور و چند سازمان برنامه و بودجه سراغ دارم.

این کتاب برای چه کسانی مفید است؟

این کتاب، برای کارشناسان GIS، مدیران GIS، مدیران IT و تمام افرادی که در سازمان ها و شرکت ها به نحوی با GIS سر کار دارند.

نویسندگان:

مهندس منصور ادیبی ، دکتر سعید جوی زاده

فیلم آموزش مدیریت پروژه GIS

آنچه در این نوشته آورده شد، بخشی از فیلم آموزش مدیریت پروژه GIS می باشد. در این نوشته تلاش کردم شما را با نکاتی در خصوص موفقیت پروژه GIS آشنا کنم. اگر می خواهید به صورت گسترده تر با مدیریت پروژه های GIS آشنا شوید، پیشنهاد می کنم این فیلم را تهیه کنید.

اگر مدیر GIS یا کارشناس GIS یک سازمان هستید و در مدیریت پروژه GIS در سازمانتان نیاز به راهنمایی و مشاوره دارید، درخواست خود را ثبت کنید تا با شما تماس بگیریم.